News

Zmiany w przepisach – kluczowe nowelizacje PL/UA/EN

Prawo cudzoziemskie w Polsce to dość specyficzna i dynamicznie zmieniająca się dziedzina prawa. Prawnicy zajmujący się tym tematem zdążyli już się przyzwyczaić do tego, iż zmiany w szeroko rozumianym prawie cudzoziemskim są dość częste i dokonywane w pośpiechu, lecz okres ostatnich miesięcy 2025 roku wydaje się już być prawdziwym wyzwaniem w kontekście ilości opracowywanych aktów prawnych. Ze względu na dynamizm zmian już wprowadzonych na przełomie listopada i grudnia 2025 r., jak również mając na względzie nadchodzące zmiany legislacyjne, zebrano w jednym miejscu informacje w tym przedmiocie.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy.

Rozporządzenie opublikowane dnia 28 listopada 2025 r., które weszło w życie 1 grudnia 2025 r. określa m.in. nowy wzór formularza wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy oraz nowe wzory załączników do wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy. Mimo, iż w tej części rozporządzenie wprowadziło tylko szereg bardzo drobnych zmian, wywołało ono trochę zamętu w postępowaniach pobytowych.

Akt wykonawczy został opublikowany tuż przed weekendem (w piątek), zaczął zaś obowiązywać już od poniedziałku. Zatem, jeżeli cudzoziemiec szykował się do składania wniosku w grudniu, zebrał wszystkie niezbędne dokumenty(uzupełnił, wydrukował, podpisał wniosek pobytowy, a jego pracodawca uzupełnił załącznik nr 1 do wniosku pobytowego itp.) oraz złożył ten zestaw dokumentów do urzędu wojewódzkiego już w grudniu, to zapewne już napotkał pewne komplikacje albo wkrótce o nich się dowie (po otrzymaniu pisma z urzędu). Stary wzór wniosku oraz załącznik nr 1 nie mogą być już wykorzystane w postępowaniu pobytowym. Dlatego, w opisanej powyżej sytuacji, cudzoziemiec będzie musiał raz jeszcze uzupełnić wniosek pobytowy (wg aktualnego wzoru), zaś jego pracodawca powinien wydać cudzoziemcowi nowy załącznik.

Należy pamiętać, że złożenie wniosku na niewłaściwym formularzu stanowi jedynie brak formalny i nie jest przyczyną automatycznej odmowy rozpoznania wniosku. Jednak nieusunięcie tego braku w wyznaczonym terminie (jak również innych braków formalnych) będzie skutkowało odmową wszczęcia postępowania.

Rozporządzenie określa również inne kwestie, np. liczbę fotografii dołączanych do wniosku (teraz już wymagane są tylko dwie fotografie cudzoziemca, nie cztery jak było dotychczas), zasady pobierania odcisków linii papilarnych czy też wzór stempla potwierdzającego złożenie wniosku, ale są to zmiany czysto techniczne i nie powinny one mieć wpływu na wszczynane postępowania.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Z dniem 1 grudnia 2025 r. zmianie uległa wysokość opłat wnoszonych przez pracodawców chcących zatrudnić cudzoziemca w oparciu o zezwolenie na pracę czy też oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Nowe opłaty wynoszą:

– 200 zł – w przypadku zezwolenia wydawanego na okres do 3 miesięcy (wcześniej 50 zł);

– 400 zł – w przypadku zezwolenia wydawanego na okres powyżej 3 miesięcy (wcześniej 100 zł);

– 800 zł – w przypadku delegowania cudzoziemca na terytorium RP (wcześniej 200 zł);

– 400 zł – w przypadku wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń (wcześniej 100 zł);

– 100 zł – w przypadku zezwolenia na pracę sezonową (wcześniej 30 zł).

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie szczególnych przypadków, w których cudzoziemiec uprawniony do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Konieczność wydania przedmiotowego rozporządzenie wynikała z wejścia w życia w dniu 1 czerwca 2025 r. szeregu ustaw, m.in. ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (na mocy której uchylona została ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy) oraz ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Akt wykonawczy zastępuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 kwietnia 2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę i na nowo określa szereg przypadków, kiedy cudzoziemiec uprawniony do pobytu na terytorium RP może wykonywać pracę bez konieczności wcześniejszego uzyskania zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Nowe rozporządzenie w swojej treści jest dość podobne do poprzedniego. Nie mniej, jeżeli cudzoziemiec był zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na mocy poprzedniego rozporządzenia, zaś nowe rozporządzenie już nie przewiduje takiej okoliczności, nie oznacza to, że praca tego cudzoziemca z dnia na dzień stała się nielegalna, bowiem może on kontynuować pracę bez zezwolenia lub bez oświadczenia na zasadach dotychczasowych jeszcze do maja 2026 roku.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową

Tak zwana procedura oświadczeniowa, czyli możliwość zatrudnienia cudzoziemców na uproszczonych zasadach, pierwotnie dotyczyła obywateli sześciu państw: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Ukrainy oraz Rosji. W 2022 r., po pełnoskalowej agresji Rosji na Ukrainę, Rosja została wykreślona z tej listy, zaś nowe rozporządzenie wykreśla z tej listy również i Gruzję, co oznacza, że z dniem 1 grudnia 2025 roku pracodawcy nie mogą już rejestrować nowych oświadczeń dla obywateli Gruzji.

Projekt ustawy z 21 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw

Na chwilę obecną nie mówimy o obowiązującym akcie prawnym, lecz jeszcze o jego projekcie, ale wydaje się, że ze względu na zaawansowany poziom prac (ustawa została już uchwalona przez obie izby polskiego parlamentu i czeka wyłącznie na podpis Prezydenta RP) oraz wagę tematu, jest prawie pewne, że dostępny tekst aktu prawnego zostanie zaakceptowany przez Prezydenta i wejdzie w życie na początku 2026 r.

Omawiany projekt ustawy z 21 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw zakłada m.in. wprowadzenie nowego sposobu składania wniosków o udzielenie zezwoleń na pobyt czasowy, stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego UE, a także wymaganych załączników do tych wniosków. Zamiast obowiązkowej wizyty w urzędzie wojewódzkim i papierowej formy wniosku, cudzoziemcy będą składać dokumenty elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego „Moduł Obsługi Spraw” (tzw. MOS). System prowadzony przez Szefa Urzędu ds. Cudzoziemców już funkcjonuje i pozwala na elektroniczne uzupełnienie wniosku pobytowego (dotyczy wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pobyt stały) oraz przesłanie go do jednolitej bazy wniosków, po czym wniosek uzyskuje unikatowy numer oraz kod kreskowy ułatwiający jego identyfikację przez urzędy wojewódzkie. Omawiana nowelizacja przewiduje wprowadzenie dodatkowej funkcjonalności serwisu, tj. podpisanie (podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym) wniosku wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, a następnie ich złożenie w postaci elektronicznej bezpośrednio do właściwego wojewody (obecnie wszystkie te wnioski są składane osobiście, na urzędowych formularzach w formie papierowej).

W przypadku załączników do wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (w tym praca w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji, mobilność długoterminowa posiadacza Niebieskiej Karty UE, pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej), zezwolenia na pobyt czasowy dla stażysty lub wolontariusza oraz zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach, na wskazany we wniosku adres poczty elektronicznej (odpowiednio pracodawcy, organizatora stażu/wolontariatu albo jednostki prowadzącej studia) zostanie wysłana korespondencja z linkiem umożliwiającym wypełnienie tych załączników w MOS oraz ich podpisanie.

Pouczenie cudzoziemca o zasadach i trybie postępowania oraz o przysługujących mu prawach i ciążących na nim obowiązkach (w języku dla niego zrozumiałym), które na dzień dzisiejszy są przekazywane w formie papierowej, z chwilą wejścia w życie omawianej nowelizacji będą udostępnione wyłącznie w systemie teleinformatycznym MOS w postaci elektronicznej. Z treścią pouczenia cudzoziemiec będzie mógł się zapoznać w trakcie składania wniosku online, jak również konieczne będzie potwierdzenie faktu zapoznania się z tym pouczeniem za pośrednictwem MOS.

Projektowane rozwiązania odpowiadają na rosnącą liczbę spraw związanych z legalizacją pobytu oraz na zmieniające się potrzeby cudzoziemców, którzy coraz częściej korzystają z usług online. System MOS jest systemem teleinformatycznym zarządzanym przez Szefa Urzędu ds. Cudzoziemców i zostanie udostępniony wszystkim osobom uprawnionym do składania wniosków – cudzoziemcom, osobom działającym w imieniu małoletnich, osób ubezwłasnowolnionych czy małoletnich bez opieki.

Wprowadzenie obowiązku składania wniosków wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem Modułu Obsługi Spraw może jednak stanowić wyzwanie dla części cudzoziemców, zwłaszcza osób starszych. Wielu z nich może mieć trudności z obsługą komputera, nie dysponować odpowiednim sprzętem lub nie korzystać z internetu. W efekcie mogą oni potrzebować pomocy osób trzecich lub wsparcia w punktach obsługi.

Dodatkowo pojawić się mogą inne problemy, takie jak:

– bariery językowe utrudniające prawidłowe wypełnienie wniosku online,

– konieczność posiadania profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego, co może być skomplikowane dla osób mniej obeznanych z technologią,

– ryzyko przeciążenia systemu w okresach dużej liczby składanych wniosków,

– problemy techniczne, np. niestabilne łącze internetowe lub błędy systemowe, które mogą opóźniać proces,

– konieczność dołączenia do wniosków odwzorowań cyfrowych dokumentów w postaci papierowej, co wymaga skanera lub telefonu wykonującego dobrej jakości zdjęcia.

Dlatego, mimo licznych zalet cyfryzacji, istotne będzie zapewnienie odpowiedniego wsparcia dla osób, które mogą mieć trudności z przejściem na nowy, wyłącznie elektroniczny sposób składania wniosków. W przypadku nieprawidłowego działania systemu teleinformatycznego co uniemożliwi złożenie wniosku, cudzoziemiec będzie mógł złożyć go najpóźniej w trzecim dniu roboczym po dniu usunięcia awarii.

Projekt wprowadza także definicję pojęcia członka rodziny rozdzielonej i tym samym po części klaryfikuje (dotyczy zezwolenia na pobyt czasowy ze względu na łączenie rodzin), a nawet wprowadza nowe rozwiązanie prawne (dotyczy zezwolenia na pobyt czasowy dla członka rodziny obywatela RP lub obywatela państwa członkowskiego UE) w zakresie procedury udzielania zezwolenia na pobyt czasowy w sytuacji, gdy cudzoziemiec którego wniosek dotyczy przebywa poza granicami Polski, a o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy wnioskuje członek jego rodziny zamieszkujący już na terytorium Polski.

Do tej pory wniosek o pobyt czasowy dla członka rodziny obywatela RP lub obywatela państwa członkowskiego UE, cudzoziemiec mógł złożyć osobiście do właściwego wojewody, co oznaczało, że osoba znajdująca się poza granicami RP nie mogła spełnić tego wymogu. Proponowane rozwiązanie przewiduje, iż członek rodziny rozdzielonej (czyli obywatel Polski lub obywatel innego państwa członkowskiego UE, EFTA, EOG, Konfederacji Szwajcarskiej lub Zjednoczonego Królestwa) zamieszkujący w Polsce będzie mógł wystąpić z wnioskiem o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy cudzoziemcowi przebywającemu poza granicami RP. W wyniku wprowadzenia takiego rozwiązania procedura legalizacji pobytu w Polsce może rozpocząć się wcześniej, nawet zanim cudzoziemiec uzyska wizę lub możliwość wjazdu do kraju. Należy podkreślić, iż wnioski w przedmiotowych postępowaniach będą w dalszym ciągu składane w wersji papierowej (nie elektronicznej) – będą to jedyne postępowania pobytowe, które pozostaną przy „tradycyjnym” postępowaniu.

Z jednej strony wprowadzenie powyższego rozwiązania znacznie skróci okres rozłąki i przyspiesza proces (re-)integracji rodziny w Polsce. Z drugiej zaś strony może prowadzić do sytuacji, w których może zwiększyć się prawdopodobieństwo nadużyć, zwłaszcza w zakresie fikcyjnych małżeństw zawieranych za pieniądze w celu uzyskania prawa pobytu. W konsekwencji urzędy będą musiały jeszcze dokładniej weryfikować autentyczność relacji rodzinnych oraz badać, czy wnioski nie są składane w ramach procederu migracyjnego o charakterze komercyjnym lub przestępczym.

Право щодо іноземців у Польщі є доволі специфічною та динамічно мінливою галуззю права. Юристи, які займаються цією тематикою, вже встигли звикнути до того, що зміни в у широкому розумінні права щодо іноземців відбуваються досить часто й ухвалюються поспіхом, однак період останніх місяців 2025 року видається справжнім викликом з огляду на кількість опрацьовуваних нормативно-правових актів. Зважаючи на динаміку змін, уже запроваджених у період між листопадом і груднем 2025 року, а також беручи до уваги майбутні законодавчі зміни, інформацію з цього питання було зібрано в одному місці.

Розпорядження Міністра внутрішніх справ і адміністрації від 25 листопада 2025 року щодо заяви про надання іноземцеві дозволу на тимчасове перебування.

Розпорядження, опубліковане 28 листопада 2025 року та таке, що набрало чинності 1 грудня 2025 року, зокрема визначає новий зразок формуляра заяви про надання іноземцеві дозволу на тимчасове перебування, а також нові зразки додатків до заяви про надання іноземцеві дозволу на тимчасове перебування. Хоча в цій частині розпорядження запровадило лише низку незначних змін, воно спричинило певну плутанину в провадженнях щодо перебування іноземців.

Виконавчий акт було опубліковано безпосередньо перед вихідними (у п’ятницю), а чинності він набрав уже з понеділка. Отже, якщо іноземець готувався до подання заяви у грудні, зібрав усі необхідні документи (заповнив, роздрукував і підписав заяву на перебування, а його роботодавець заповнив додаток № 1 до заяви на перебування тощо) та подав цей комплект документів до воєводського управління вже у грудні, то він, імовірно, вже зіткнувся з певними ускладненнями або невдовзі про них дізнається (після отримання листа з установи). Старий зразок заяви та додаток № 1 більше не можуть використовуватися у провадженні щодо перебування. Тому в описаній вище ситуації іноземець буде змушений повторно заповнити заяву на перебування (за чинним зразком), а його роботодавець має видати іноземцеві новий додаток.

Слід пам’ятати, що подання заяви за неналежною формою є лише формальним недоліком і не становить підстави для автоматичної відмови в розгляді заяви. Водночас неусунення цього недоліку у встановлений строк (так само як і інших формальних недоліків) призведе до відмови у відкритті провадження.

Розпорядження також регулює інші питання, зокрема кількість фотографій, що додаються до заяви (тепер вимагаються лише дві фотографії іноземця, а не чотири, як це було раніше), порядок зняття відбитків пальців, а також зразок штампа, що підтверджує подання заяви, однак це суто технічні зміни і вони не повинні впливати на розпочаті провадження.

Розпорядження Міністра сім’ї, праці та соціальної політики від 20 листопада 2025 року щодо розміру зборів у зв’язку з поданням заяви про видачу дозволу на роботу, а також у зв’язку з поданням заяви про доручення виконання роботи іноземцеві.

З 1 грудня 2025 року змінився розмір зборів, що сплачуються роботодавцями, які бажають працевлаштувати іноземця на підставі дозволу на роботу або заяви про доручення виконання роботи іноземцеві. Нові розміри зборів становлять:

200 злотих – у разі видачі дозволу на термін до 3 місяців (раніше 50 злотих);

400 злотих – у разі видачі дозволу на термін понад 3 місяці (раніше 100 злотих);

800 злотих – у разі відрядження іноземця на територію РП (раніше 200 злотих);

400 злотих – у разі внесення заяви про доручення виконання роботи іноземцеві до реєстру заяв (раніше 100 злотих);
100 злотих – у разі дозволу на сезонну роботу (раніше 30 злотих).

Розпорядження Міністра сім’ї, праці та соціальної політики від 20 листопада 2025 року щодо особливих випадків, коли іноземець, який має право перебувати на території Республіки Польща, може виконувати роботу без дозволу на роботу або заяви про доручення виконання роботи іноземцеві.

Необхідність видання цього розпорядження зумовлена набранням чинності 1 червня 2025 року низки законів, зокрема закону від 20 березня 2025 року про ринок праці та служби зайнятості (на підставі якого було скасовано закон від 20 квітня 2004 року про сприяння зайнятості та інституції ринку праці) та закону від 20 березня 2025 року про умови допустимості доручення роботи іноземцям на території Республіки Польща.

Виконавчий акт замінює постанову Міністра праці та соціальної політики від 21 квітня 2015 року про випадки, в яких доручення виконання роботи іноземцю на території Республіки Польща є допустимим без необхідності отримання дозволу на роботу, та заново визначає ряд випадків, коли іноземець, який має право перебувати на території Республіки Польща, може виконувати роботу без необхідності попереднього отримання дозволу на роботу або заяви про доручення роботи іноземцю. Нове положення за своїм змістом є досить схожим до попереднього. Проте, якщо іноземець був звільнений від обов’язку мати дозвіл на підставі попереднього положення, а нове розпорядження вже не передбачає такої обставини, це не означає, що робота цього іноземця з дня на день стала незаконною, оскільки він може продовжувати працювати без дозволу або без заяви на колишніх умовах до травня 2026 року.

Постанова Міністра сім’ї, праці та соціальної політики від 21 листопада 2025 року про держави, громадяни яких можуть бути об’єктом заяв про доручення роботи іноземцю, та деякі положення щодо дозволу на сезонну роботу

Так звана декларативна процедура, тобто можливість працевлаштування іноземців за спрощеними правилами, спочатку стосувалася громадян шести держав: Вірменії, Білорусі, Грузії, Молдови, України та Росії. У 2022 році, після повномасштабної агресії Росії проти України, Росія була виключена з цього списку, а нове розпорядження виключає з цього списку також і Грузію, що означає, що з 1 грудня 2025 року роботодавці більше не можуть реєструвати нові заяви для громадян Грузії.

Проєкт закону від 21 листопада 2025 року про внесення змін до закону про іноземців та деяких інших законів

На даний момент йдеться ще не про чинний нормативний акт, а лише про його проєкт. Однак, з огляду на високий рівень опрацювання (закон уже ухвалено обома палатами польського парламенту і він очікує лише на підпис Президента РП) та важливість теми, майже напевно можна прогнозувати, що доступний текст нормативного акту буде затверджено Президентом і набуде чинності на початку 2026 року.

Обговорюваний законопроект від 21 листопада 2025 року про внесення змін до Закону про іноземців та деяких інших законів передбачає, серед іншого, запровадження нового способу подання заяв на отримання дозволів на тимчасове, постійне проживання та проживання довгострокового резидента ЄС, а також необхідних додатків до цих заяв. Замість обов’язкового візиту до воєводського управління та паперової форми заяви, іноземці подаватимуть документи в електронній формі через телеінформаційну систему «Модуль обслуговування справ» (так званий MOS). Система, яку веде Голова Управління у справах іноземців, вже функціонує і дозволяє електронно заповнити заявку на проживання (стосується заявки на отримання дозволу на тимчасове та постійне проживання) та надіслати її до єдиної бази заявок, після чого заявка отримує унікальний номер та штрих-код, що полегшує її ідентифікацію воєводськими управліннями. Обговорювана поправка передбачає введення додаткової функціональності сервісу, тобто підписання (за допомогою надійного або кваліфікованого електронного підпису) заяви разом з усіма необхідними додатками, а потім їх подання в електронній формі безпосередньо до відповідного воєводи (наразі всі ці заяви подаються особисто, на офіційних бланках у паперовій формі).

У разі додатків до заяви про надання дозволу на тимчасове перебування та роботу (зокрема роботу за професією, що вимагає високої кваліфікації, довгострокову мобільність власника Блакитної карти ЄС, тимчасове перебування з метою ведення господарської діяльності), дозволу на тимчасове перебування для стажиста або волонтера, а також дозволу на тимчасове перебування з метою навчання у вищому навчальному закладі, на вказану у заяві електронну адресу (відповідно роботодавця, організатора стажування/волонтерства або закладу, що проводить навчання) буде надіслано кореспонденцію з посиланням, що дозволяє заповнити ці додатки у системі MOS та підписати їх.

Інструктаж іноземця про правила та порядок дій, а також про його права та обов’язки (мовою, зрозумілою для нього), який на сьогоднішній день надається в паперовій формі, з моменту набрання чинності обговорюваною поправкою буде доступний виключно в електронній формі в телеінформаційній системі MOS. Іноземець зможе ознайомитися з змістом інструкції під час подання заявки онлайн, а також буде необхідно підтвердити факт ознайомлення з цією інструкцією через MOS.

Пропоновані рішення відповідають зростаючій кількості справ, пов’язаних з легалізацією перебування, та мінливим потребам іноземців, які все частіше користуються онлайн-послугами. Система MOS є телеінформаційною системою, якою керує Голова Управління у справах іноземців, і буде доступна для всіх осіб, які мають право подавати заявки – іноземців, осіб, які діють від імені неповнолітніх, осіб, позбавлених дієздатності, або неповнолітніх без опіки.

Однак введення обов’язку подавати заяви виключно в електронній формі через Модуль обслуговування справ може стати викликом для частини іноземців, особливо для людей похилого віку. Багато з них можуть мати труднощі з користуванням комп’ютером, не мати відповідного обладнання або не користуватися Інтернетом. В результаті вони можуть потребувати допомоги третіх осіб або підтримки в пунктах обслуговування. Крім того, можуть виникнути інші проблеми, такі як:

мовні бар’єри, що ускладнюють правильне заповнення онлайн-заявки,
необхідність мати профіль довіреної особи або електронний підпис, що може бути складним для людей, які не дуже добре знаються на технологіях,
ризик перевантаження системи в періоди великої кількості поданих заяв,
технічні проблеми, наприклад, нестабільне інтернет-з’єднання або системні помилки, які можуть затримати процес,
необхідність додавати до заяв цифрові копії паперових документів, що вимагає сканера або телефону, який робить якісні фотографії.

Тому, незважаючи на численні переваги цифровізації, важливо буде забезпечити належну підтримку особам, які можуть мати труднощі з переходом на новий, виключно електронний спосіб подання заяв. У разі несправності інформаційно-телекомунікаційної системи, що унеможливить подання заяви, іноземець зможе подати її не пізніше ніж на третій робочий день після усунення несправності.

Проект також вводить визначення поняття члена розділеної сім’ї і тим самим частково уточнює (стосується дозволу на тимчасове проживання з метою возз’єднання сім’ї), а навіть вводить нове правове рішення (стосується дозволу на тимчасове проживання для члена сім’ї громадянина Республіки Польща або громадянина держави-члена ЄС) в частині процедури надання дозволу на тимчасове проживання в ситуації, коли іноземець, якого стосується заявка, перебуває за межами Польщі, а про надання дозволу на тимчасове проживання просить член його сім’ї, який вже проживає на території Польщі.

До цього часу іноземний громадянин міг подати заяву на тимчасове проживання для члена сім’ї громадянина Республіки Польща або громадянина держави-члена ЄС особисто до відповідного воєводи, що означало, що особа, яка перебувала за межами Республіки Польща, не могла виконати цю вимогу. Запропоноване рішення передбачає, що член розділеної сім’ї (тобто громадянин Польщі або громадянин іншої держави-члена ЄС, ЄАВ, ЄЕЗ, Швейцарської Конфедерації або Сполученого Королівства), який проживає в Польщі, зможе подати заяву про надання дозволу на тимчасове проживання іноземцю, який перебуває за межами Республіки Польща. В результаті впровадження такого рішення процедура легалізації перебування в Польщі може розпочатися раніше, навіть до того, як іноземець отримає візу або можливість в’їзду в країну. Слід підкреслити, що заяви в рамках зазначених процедур будуть і надалі подаватися в паперовій (а не електронній) формі – це будуть єдині процедури щодо перебування, які залишаться «традиційними».

З одного боку, запровадження вищезазначеного рішення значно скоротить період розлуки та прискорить процес (ре)інтеграції сім’ї в Польщі. З іншого боку, це може призвести до ситуацій, в яких зросте ймовірність зловживань, особливо в сфері фіктивних шлюбів, укладених за гроші з метою отримання права на проживання. Як наслідок, органи влади будуть змушені ще ретельніше перевіряти справжність сімейних відносин та досліджувати, чи не подаються заяви в рамках комерційної або злочинної міграційної діяльності.

The law concerning foreigners in Poland is a rather specific and dynamically changing branch of law. Lawyers dealing with this subject have already become accustomed to the fact that changes in the broad sense of the law on foreigners occur quite often and are adopted hastily, but the last months of 2025 seem to be a real challenge given the number of regulatory acts being processed. Due to the pace of changes already introduced at the turn of November and December 2025, as well as considering the upcoming legislative amendments, information on this subject has been gathered in one place.

Regulation of the Minister of the Interior and Administration of 25 November 2025 on the application for the granting of a temporary residence permit to a foreign national.

The regulation, published on 28 November 2025 and which came into force on 1 December 2025, specifies, among other things, a new template for the application for the granting of a temporary residence permit to a foreign national, as well as new templates for the annexes to the application for the granting of a temporary residence permit. Although, in this respect, the regulation introduced only a number of very minor changes, it has caused some confusion in residence proceedings.

The implementing act was published just before the weekend (on Friday) and entered into force as early as Monday. Therefore, if a foreigner was preparing to submit an application in December, had collected all the required documents (completed, printed, and signed the residence application, and their employer completed Annex No. 1 to the residence application, etc.) and submitted this set of documents to the voivodeship office already in December, they have most likely already encountered certain complications or will learn about them soon (after receiving a letter from the office). The old application form and Annex No. 1 can no longer be used in residence proceedings. Consequently, in the situation described above, the foreigner will have to complete the residence application once again (using the current form), and their employer should issue a new annex to the foreigner.

It should be remembered that submitting an application on an incorrect form constitutes only a formal deficiency and is not a reason for an automatic refusal to consider the application. However, failure to remedy this deficiency within the prescribed time limit (as well as any other formal deficiencies) will result in a refusal to initiate the proceedings.

The regulation also specifies other issues, such as the number of photographs to be attached to the application (now only two photographs of the foreigner are required, not four as was previously the case), the rules for taking fingerprints, and the template for the stamp confirming the submission of the application, but these are purely technical changes and should not affect the proceedings initiated.

Regulation of the Minister of Family, Labour and Social Policy of 20 November 2025 on the amount of fees related to a work permit application and to a declaration on entrusting work to a foreigner

From December 1, 2025, the fees paid by employers wishing to hire a foreigner on the basis of a work permit or a declaration of entrusting work to a foreigner have changed. The new fees are as follows:

PLN 200 – for a work permit issued for a period of up to 3 months (previously PLN 50);

PLN 400 – for a work permit issued for a period exceeding 3 months (previously PLN 100);

PLN 800 – for posting a foreigner to the territory of the Republic of Poland (previously PLN 200);

PLN 400 – for entering a declaration of entrusting work to a foreigner in the register of declarations (previously PLN 100);

PLN 100 – for a seasonal work permit (previously PLN 30).

Regulation of the Minister of Family, Labour and Social Policy of 20 November 2025 on specific cases in which a foreigner entitled to stay in the territory of the Republic of Poland may perform work without a work permit or a declaration on entrusting work to a foreigner

The need to issue this regulation resulted from the entry into force on 1 June 2025 of a number of acts, including the Act of 20 March 2025 on the labour market and employment services (under which the Act of 20 April 2004 on the promotion of employment and labour market institutions was repealed), as well as the Act of 20 March 2025 on the conditions for the admissibility of entrusting work to foreigners in the territory of the Republic of Poland.

The implementing act replaces the Regulation of the Minister of Labour and Social Policy of 21 April 2015 on cases in which entrusting the performance of work to a foreigner in the territory of the Republic of Poland is permissible without the need to obtain a work permit, and it redefines a number of situations in which a foreigner entitled to stay in the territory of the Republic of Poland may perform work without the prior need to obtain a work permit or a declaration on entrusting work to a foreigner. The new regulation is, in its substance, quite similar to the previous one. Nevertheless, if a foreigner was exempt from the obligation to hold a work permit under the previous regulation, and the new regulation no longer provides for such a circumstance, this does not mean that the foreigner’s work has suddenly become illegal, as they may continue to work without a permit or a declaration under the previous rules until May 2026.

Regulation of the Minister of Family, Labour and Social Policy of 21 November 2025 on the countries whose citizens may be covered by declarations on entrusting work to a foreigner and certain provisions concerning seasonal work permits

The so-called declaration procedure, i.e. the possibility of employing foreigners under simplified rules, originally applied to nationals of six countries: Armenia, Belarus, Georgia, Moldova, Ukraine, and Russia. In 2022, following Russia’s full-scale aggression against Ukraine, Russia was removed from this list, and the new regulation also removes Georgia from the list. This means that as of 1 December 2025, employers can no longer register new declarations for citizens of Georgia.

Draft Act of 21 November 2025 amending the Act on Foreigners and certain other acts

At the moment, we are not talking about a binding legal act, but rather its draft. However, given the advanced stage of the work (the act has already been passed by both chambers of the Polish parliament and is only awaiting the signature of the President of the Republic of Poland) and the importance of the issue, it is almost certain that the text of the legal act will be approved by the President and will enter into force at the beginning of 2026.

The discussed draft Act of 21 November 2025 amending the Act on Foreigners and certain other acts provides, among other things, for the introduction of a new method for submitting applications for temporary residence permits, permanent residence permits, and EU long-term resident permits, as well as the required attachments to these applications. Instead of a mandatory visit to the voivodeship office and a paper application, foreigners will submitdocuments electronically via the IT system called the “Case Handling Module” (known as MOS). The system, managed by the Head of the Office for Foreigners, is already operational and allows for the electronic completion of residence applications (for temporary and permanent residence permits) and their submission to a unified application database. Once submitted, the application receives a unique number and a barcode to facilitate identification by the voivodeship offices. The proposed amendment provides for an additional functionality of the system: the ability to sign the application and all required attachments electronically (using a trusted signature or a qualified electronic signature) and then submit them electronically directly to the relevant voivode. Currently, all these applications must be submitted in person on official paper forms.

In the case of attachments to applications for a temporary residence and work permit (including work in a profession requiring high qualifications, long-term mobility of an EU Blue Card holder, or temporary residence for the purpose of running a business), a temporary residence permit for an intern or volunteer, or a temporary residence permit for study purposes, correspondence will be sent to the email address provided in the application (respectively, the employer, the internship/volunteering organizer, or the educational institution). This correspondence will include a link allowing the recipient to complete these attachments in MOS and sign them electronically.

The information provided to the foreigner regarding the rules and procedures of the process, as well as their rights and obligations (in a language they understand), which is currently given in paper form, will, upon the entry into force of the discussed amendment, be made available exclusively in the MOS IT system in electronic form. The foreigner will be able to review this information while submitting the application online, and it will also be necessary to confirm, via MOS, that they have read and understood the information.

The proposed solutions respond to the growing number of cases related to residence legalization and to the changing needs of foreigners, who are increasingly using online services. The MOS system is an IT system managed by the Head of the Office for Foreigners and will be made available to all persons entitled to submit applications—foreigners, individuals acting on behalf of minors, persons under legal incapacity, or unaccompanied minors.

However, introducing the obligation to submit applications exclusively in electronic form via the Case Handling Module may pose a challenge for some foreigners, especially older people. Many of them may have difficulty using a computer, may not have the appropriate equipment, or may not use the internet. As a result, they may need help from third parties or support at service points.

Additionally, other problems may arise, such as:

language barriers hindering the correct completion of the online application,

the need to have a trusted profile or an electronic signature, which may be complicated for people less familiar with technology,

the risk of system overload during periods with a high number of submitted applications,

technical issues, such as an unstable internet connection or system errors, which may delay the process,

the need to attach digital copies of paper documents to applications, which requires a scanner or a phone capable of taking high-quality photos.

Therefore, despite the numerous advantages of digitization, it will be important to provide adequate support to people who may have difficulty transitioning to the new, exclusively electronic method of submitting applications. In the event of a malfunction of the ICT system that prevents the submission of an application, the foreigner will be able to submit it no later than on the third working day after the malfunction has been rectified.

The draft also introduces a definition of the concept of a separated family member and thus partially clarifies the regulations (with regard to a temporary residence permit for the purpose of family reunification), and even introduces a new legal solution (with regard to a temporary residence permit for a family member of a Polish citizen or a citizen of an EU Member State) concerning the procedure for granting a temporary residence permit in a situation where the foreigner to whom the application relates is staying outside the borders of Poland, and the application for a temporary residence permit is submitted by a family member who already resides in the territory of Poland.

Until now, a foreigner could submit an application for a temporary residence permit for a family member of a Polish citizen or a citizen of an EU Member State in person to the competent provincial governor, which meant that a person outside the territory of Poland could not meet this requirement. The proposed solution provides that a member of a separated family (i.e., a citizen of Poland or a citizen of another EU Member State, EFTA, EEA, the Swiss Confederation, or the United Kingdom) residing in Poland will be able to apply for a temporary residence permit for a foreigner residing outside the Republic of Poland. As a result of the introduction of this solution, the procedure for legalizing residence in Poland may begin earlier, even before the foreigner obtains a visa or the possibility of entering the country. It should be emphasized that applications in these proceedings will continue to be submitted in paper form (not electronically) – these will be the only residence proceedings that will remain in the “traditional” procedure.

On the one hand, the introduction of the above solution will significantly shorten the period of separation and accelerate the process of family (re-)integration in Poland. On the other hand, it may lead to situations in which the likelihood of abuse increases, especially in the area of fictitious marriages contracted for money in order to obtain the right of residence. As a result, authorities will have to verify the authenticity of family relationships even more thoroughly and investigate whether applications are being submitted as part of commercial or criminal migration practices.