Obecnie wnioski o pobyt czasowy można składać wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu MOS (Moduł Obsługi Spraw) https://mos.cudzoziemcy.gov.pl/. Oznacza to, że rozpoczęcie procedury odbywa się online, bez konieczności osobistego składania dokumentów w urzędzie.

Aby złożyć wniosek, należy najpierw założyć konto w systemie MOS i potwierdzić swoją tożsamość za pomocą Profilu Zaufanego. Następnie trzeba uzupełnić formularz, dołączyć wymagane dokumenty oraz podpisać wniosek podpisem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadku niektórych rodzajów pobytu system wymaga podania adresu e-mail pracodawcy, uczelni, organizatora stażu lub wolontariatu. Do wskazanego podmiotu zostanie wysłany dodatkowy formularz, który musi zostać podpisany elektronicznie. Dopiero po wykonaniu tego kroku wniosek będzie uznany za skutecznie złożony.

Po poprawnym przesłaniu dokumentów system generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które potwierdza przyjęcie wniosku.

Wiele osób zastanawia się również, czy konieczna jest osobista wizyta w urzędzie wojewódzkim. W większości przypadków urząd może wezwać cudzoziemca do złożenia odcisków palców. Osoby posiadające numer PESEL UKR zazwyczaj są z tego obowiązku zwolnione, ponieważ wojewoda może pobrać odciski z rejestru ochrony czasowej. Jeżeli jednak dane nie będą dostępne, urząd wyśle wezwanie do osobistego stawienia się.

Podstawą procedury jest prawidłowo wypełniony wniosek wraz z wymaganymi załącznikami. Zakres dokumentów zależy od celu pobytu, dlatego przed złożeniem wniosku warto dokładnie sprawdzić wymagania dotyczące swojej sytuacji. Jeśli w dokumentacji pojawią się braki, urząd poinformuje o konieczności ich uzupełnienia i wyznaczy odpowiedni termin. Należy pamiętać o regularnym odbieraniu korespondencji oraz przestrzeganiu wskazanych terminów, ponieważ ich przekroczenie może skutkować pozostawieniem sprawy bez rozpoznania albo wydaniem decyzji odmownej.

Choć zgodnie z przepisami decyzja powinna zostać wydana w ciągu 60 dni od złożenia kompletnego wniosku, w praktyce postępowania często trwają znacznie dłużej. Aktualnie obowiązujące przepisy przewidują zawieszenie części terminów administracyjnych do 4 marca 2027 roku.