12 grudnia 2025 r. została podpisana ustawa z dnia 21 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw która zakłada m.in. wprowadzenie nowego sposobu składania wniosków o udzielenie zezwoleń na pobyt czasowy, stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego UE, a także wymaganych załączników do tych wniosków. Zamiast obowiązkowej wizyty w urzędzie wojewódzkim i papierowej formy wniosku, cudzoziemcy będą składać dokumenty elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego „Moduł Obsługi Spraw” (tzw. MOS). System prowadzony przez Szefa Urzędu ds. Cudzoziemców już funkcjonuje i pozwala na elektroniczne uzupełnienie wniosku pobytowego (dotyczy wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pobyt stały) oraz przesłanie go do jednolitej bazy wniosków, po czym wniosek uzyskuje unikatowy numer oraz kod kreskowy ułatwiający jego identyfikację przez urzędy wojewódzkie. Nowelizacja przewiduje wprowadzenie dodatkowej funkcjonalności serwisu, tj. podpisanie (podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym) wniosku wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, a następnie ich złożenie w postaci elektronicznej bezpośrednio do właściwego wojewody (obecnie wszystkie te wnioski są składane osobiście, na urzędowych formularzach w formie papierowej).

W przypadku załączników do wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (w tym praca w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji, mobilność długoterminowa posiadacza Niebieskiej Karty UE, pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej), zezwolenia na pobyt czasowy dla stażysty lub wolontariusza oraz zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach, na wskazany we wniosku adres poczty elektronicznej (odpowiednio pracodawcy, organizatora stażu/wolontariatu albo jednostki prowadzącej studia) zostanie wysłana korespondencja z linkiem umożliwiającym wypełnienie tych załączników w MOS oraz ich podpisanie.

Pouczenie cudzoziemca o zasadach i trybie postępowania oraz o przysługujących mu prawach i ciążących na nim obowiązkach (w języku dla niego zrozumiałym), które na dzień dzisiejszy są przekazywane w formie papierowej, z chwilą wejścia w życie omawianej nowelizacji będą udostępnione wyłącznie w systemie teleinformatycznym MOS w postaci elektronicznej. Z treścią pouczenia cudzoziemiec będzie mógł się zapoznać w trakcie składania wniosku online, jak również konieczne będzie potwierdzenie faktu zapoznania się z tym pouczeniem za pośrednictwem MOS.

Rozwiązania odpowiadają na rosnącą liczbę spraw związanych z legalizacją pobytu oraz na zmieniające się potrzeby cudzoziemców, którzy coraz częściej korzystają z usług online. System MOS jest systemem teleinformatycznym zarządzanym przez Szefa Urzędu ds. Cudzoziemców i zostanie udostępniony wszystkim osobom uprawnionym do składania wniosków – cudzoziemcom, osobom działającym w imieniu małoletnich, osób ubezwłasnowolnionych czy małoletnich bez opieki.

Wprowadzenie obowiązku składania wniosków wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem Modułu Obsługi Spraw może jednak stanowić wyzwanie dla części cudzoziemców, zwłaszcza osób starszych. Wielu z nich może mieć trudności z obsługą komputera, nie dysponować odpowiednim sprzętem lub nie korzystać z internetu. W efekcie mogą oni potrzebować pomocy osób trzecich lub wsparcia w punktach obsługi.

Dodatkowo pojawić się mogą inne problemy, takie jak:

– bariery językowe utrudniające prawidłowe wypełnienie wniosku online,

– konieczność posiadania profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego, co może być skomplikowane dla osób mniej obeznanych z technologią,

– ryzyko przeciążenia systemu w okresach dużej liczby składanych wniosków,

– problemy techniczne, np. niestabilne łącze internetowe lub błędy systemowe, które mogą opóźniać proces,

– konieczność dołączenia do wniosków odwzorowań cyfrowych dokumentów w postaci papierowej, co wymaga skanera lub telefonu wykonującego dobrej jakości zdjęcia.

Dlatego, mimo licznych zalet cyfryzacji, istotne będzie zapewnienie odpowiedniego wsparcia dla osób, które mogą mieć trudności z przejściem na nowy, wyłącznie elektroniczny sposób składania wniosków. W przypadku nieprawidłowego działania systemu teleinformatycznego co uniemożliwi złożenie wniosku, cudzoziemiec będzie mógł złożyć go najpóźniej w trzecim dniu roboczym po dniu usunięcia awarii.

Ustawa wprowadza także definicję pojęcia członka rodziny rozdzielonej i tym samym po części klaryfikuje (dotyczy zezwolenia na pobyt czasowy ze względu na łączenie rodzin), a nawet wprowadza nowe rozwiązanie prawne (dotyczy zezwolenia na pobyt czasowy dla członka rodziny obywatela RP lub obywatela państwa członkowskiego UE) w zakresie procedury udzielania zezwolenia na pobyt czasowy w sytuacji, gdy cudzoziemiec którego wniosek dotyczy przebywa poza granicami Polski, a o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy wnioskuje członek jego rodziny zamieszkujący już na terytorium Polski.

Do tej pory wniosek o pobyt czasowy dla członka rodziny obywatela RP lub obywatela państwa członkowskiego UE, cudzoziemiec mógł złożyć osobiście do właściwego wojewody, co oznaczało, że osoba znajdująca się poza granicami RP nie mogła spełnić tego wymogu. Proponowane rozwiązanie przewiduje, iż członek rodziny rozdzielonej (czyli obywatel Polski lub obywatel innego państwa członkowskiego UE, EFTA, EOG, Konfederacji Szwajcarskiej lub Zjednoczonego Królestwa) zamieszkujący w Polsce będzie mógł wystąpić z wnioskiem o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy cudzoziemcowi przebywającemu poza granicami RP. W wyniku wprowadzenia takiego rozwiązania procedura legalizacji pobytu w Polsce może rozpocząć się wcześniej, nawet zanim cudzoziemiec uzyska wizę lub możliwość wjazdu do kraju. Należy podkreślić, iż wnioski w przedmiotowych postępowaniach będą w dalszym ciągu składane w wersji papierowej (nie elektronicznej) – będą to jedyne postępowania pobytowe, które pozostaną przy „tradycyjnym” postępowaniu.

Z jednej strony wprowadzenie powyższego rozwiązania znacznie skróci okres rozłąki i przyspiesza proces (re-)integracji rodziny w Polsce. Z drugiej zaś strony może prowadzić do sytuacji, w których może zwiększyć się prawdopodobieństwo nadużyć, zwłaszcza w zakresie fikcyjnych małżeństw zawieranych za pieniądze w celu uzyskania prawa pobytu. W konsekwencji urzędy będą musiały jeszcze dokładniej weryfikować autentyczność relacji rodzinnych oraz badać, czy wnioski nie są składane w ramach procederu migracyjnego o charakterze komercyjnym lub przestępczym.