Lubelski Urząd Wojewódzki przesyła decyzje, wezwania oraz inne ważne pisma w formie listów poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO), korzystając z usług Poczty Polskiej. Oznacza to, że po doręczeniu przesyłki urząd otrzymuje zwrotną kartkę z podpisem osoby, która odebrała list – stanowi to potwierdzenie, że pismo zostało skutecznie dostarczone. 

Listonosz doręcza przesyłkę pod adres wskazany przez adresata. Odbiorca lub inny dorosły domownik potwierdza jej przyjęcie własnoręcznym podpisem. Jeśli adresata nie ma w domu w chwili doręczenia, listonosz zostawia awizo, czyli zawiadomienie o próbie doręczenia. Zawiera ono informację, w jakim urzędzie pocztowym oraz w jakim terminie można odebrać przesyłkę. 

Na odebranie listu w placówce Poczty Polskiej, która została wskazana na pozostawionym przez listonosza awizo, przewidziany jest termin 14 dni. W tym czasie adresat może udać się do wskazanego urzędu pocztowego i odebrać przesyłkę, okazując przy tym dokument tożsamości, na przykład paszport lub kartę pobytu.

Jeśli w tym terminie list nie zostanie odebrany, po upływie 14 dni przesyłka zostaje uznana za doręczoną, nawet jeśli adresat faktycznie jej nie odebrał. Po zakończeniu tego okresu list wraca do urzędu wraz z adnotacją „nie podjęto w terminie”. W praktyce oznacza to, że urząd może prowadzić dalsze postępowanie, a adresat traci możliwość odniesienia się do treści pisma lub podjęcia działań w wyznaczonym czasie.

Aktualny adres w dokumentach to gwarancja, że korespondencja trafi do adresata. Zgłoszenie zmiany zajmuje chwilę, a pozwala uniknąć wielu problemów i nieporozumień. W przypadku przeprowadzki lub zmiany adresu do korespondencji należy niezwłocznie poinformować urząd. Brak takiej informacji spowoduje, że urząd wyśle pisma na stary adres. Nawet jeśli nowy adres znajduje się w tym samym mieście, urząd nie ma obowiązku go ustalać samodzielnie. 

Poinformuj urząd o zmianie adresu zamieszkania. Pobierz wzór oświadczenia.